Tüm kalite yönetim sistemlerinde, hazırlanan dökümantasyonun temel amacı tüm çalışanların bir işi aynı şekilde yapıyor olduğundan emin olmaktır. Özellikle kritik süreçlerde işlerin daha basit olarak anlaşılmasını sağlamak ve her tekrarlandığında aynı standartta yapmak için önem teşkil etmektedir.

Sistemi anlamak ve herkes tarafından kolayca anlaşılmasını sağlamak için bir danışman veya dökümante bilgiyi hazırlamak üzere atanmış kişi, öncelikle sistemin kurulacağı iş ile ilgili süreçleri belirlemeli ve süreçleri bir şema olarak çizmelidir. Sonrasında ise dökümantasyon ne kadar basit ise kaliteye yaklaşımı sağlamak o kadar kolay olacaktır.

DÖKÜMANTASYON YAPISI

 

POLİTİKA ve HEDEFLER

Kalite Politikası ve Kalit hedeflerine eğer kalite el kitabı hazırlayacaksanız Kalite El Kitabı içerisinde yer vermeniz daha uygun olacaktır. Kalite Politikası, uygulayacağınız standarttaki politika şartlarının hepsini sağlamalıdır. Örneğin bir standartın politika şartlarında sürekli iyileştirme ile ilgili bir gereklilik var ise kuruluşsürekli iyileştirme ile ilgili politikasını belirlemiş ve beyan etmiş olmalıdır. Kalite hedefleri, ölçülebilir ve gerçekçi olmalı. Belirli aralıklarla kontrol edilmelidir.

KALİTE EL KİTABI

ISO 9001:2015 de Kalite El Kitabı yazma zorunluluğu ortadan kaldırılsa da bir çok kalite yönetim sisteminde halen yazma zorunluluğu bulunmaktadır.

Standartın maddelerine bağlı olarak bir Kalite El Kitabı oluşturduktan sonra ( Bknz. Kalite EL Kitabı Nasıl Hazırlanır? ) Dökümanlarınızın kontrolü, Kayıtların tutulması ve saklanması ile ilgili temel iki prosedürünüzü oluşturmalısınız ki bundan sonra oluşturacağınız tüm dökümanlarınız için kurallarınız belli şablonunuz sabit olsun. ( Bknz Dökümanların Kontrolü Prosedürü Nasıl yazılır ) ( Bknz Kayıtların Kontrolü Prosedürü Nasıl yazılır)

 

SÜREÇLER, AKIŞ ŞEMALARI VE GÖREV TANIMLARI

Sonrasında tüm süreçler kalite bakışı ile  belirlenmeli ve akış şemaları oluşturulmalıdır. Akış Şemaları prosedürler ve talimatlar yazılırken bizim en büyük yardımcılarımız olacaklardır. O nedenle bir prosesi şema haline getirirken detaylı çalışmak ve proses girdi ve çıktılarını iyi belirlemek önem arz eder.

Ayrıca akış şemalarını hazırlarken her bir kutucukta yazan işin hangi birime ait olduğunu da yerleştirirseniz, böylece görev tanımlarını oluştururken de kendinize bir kılavuz yaratmış olursunuz.

PROSEDÜRLER

Yapılan en büyük hata bence daha önce yazılmış bir dökümanlardan  yola çıkarak hazırlanan dökümante bilgilerdir. Her kuruluş kendi yaşadığı süreçleri kendi kuralları ile belirlemeli, sınırlarını kendi çizmeli ve yaşamadığı bir sürece kendi prosedüründe yer vermemelidir. Aksi halde basmakalıp bir sistem kurulur ancak sadece belgelendirme için hazırlanan dosya kurumda yaşatılamaz ve harcanan  para ve işgücü boşa gider. Bu nedenle tüm bu süreçlere başlamadan önce danışmanla  çalışmanın neden önemli olduğunu bir kez daha vurgulamış olmak isterim.

Politika ve Hedeflerimizi belirledik, kalite el kitabımızı da oluşturduk, Temel 2 prosedürümüzü de yazdık.Şimdi yazılması zorunlu diğer prosedürleri ve daha sonrasında da kendi kuruluşumuzdaki süreçlere göre yazılması ihtiyaç olan prosedürleri listelememiz gerekmektedir.

Prosedür; bir sürecin tüm aşamalarında, işin hangi kişi tarafından ve nasıl yapılacağını tarif eder. Kurum içindeki süreçlerde adım adım düşünmek daha sonra bu prosedüre bağlı talimatları oluştururken yardımcı olacağı için çok faydalı olacaktır.

Örneğin üreteceğimiz bir malzeme ile ilgili prosedür hazırlayalım;

 

Yukarıda tabloda da görüldüğü gibi üretimin her aşamasında kurallarınızı belirlemeniz gerekmektedir.

TALİMATLAR

Talimat ise; bir işin nasıl yapılacağının adım adım tarif edilmesidir.

  • “on” düğmesine basın
  • Işık yanana kadar bekleyin
  • Makinanın kapağını yukarı kaldırın

gibi ifadeler kullanılarak oluşturulur. Kısa cümleler kullanılması talimatın daha kolay ve net anlaşılması açısından oldukça önem taşımaktadır.

 

FORMLAR

Formlarınızı oluştururken tutmanız gereken kayıtlardan yola çıkmalısınız. Yine başka bir formdan yola çıkılarak hazırlanmamalıdır. Öncelikle bir form üzerinde olması gereken bilgileri not edin ve kullanımı kolay bir form oluşturmaya çalışın.

Ana Döküman Listesi Formu, Döküman Dağıtım ve Toplama Formu, Toplantı tutanak formu gibi standart tutulması gereken kayıtlar dışında sizin süreçlerinizde gerekli tüm formları hazırlamanız gerekmektedir. Üretim Ortam Sıcaklık Kontrol Formu, Takip formları, Katılım Formları, Değerlendirme Formları vs.

Mümkün olduğunda az ve işler form oluşturmaya çalışın ki, kalite sisteminin uygulamaya geçtiğinizde bu formların her biri bir iş olarak karşınıza geleceğinden kalite sistemi kurmaya çalışırken personel performansınızı düşürmeyin.

 

LİSTELER ve PLANLAR

Planlar ve Listeler oluşturulurken, örneğin Yıllık Eğitim planı, kalite kontrol planı, iç tetkik planı gibi planlar detaylı olarak hazırlanmalıdır. Bu planlarda yapılacak işin zamanı, yapacak kişi ve/veya katılımcılar detaylı olarak belirlenmelidir ve bu planlar yayınlanmalıdır.-

Listeler ; Kurulan kalite sisteminde kullanılacak dökümanların veya cihazların veya referans malzemelerin listesi hazırlanır. Yine kendi işinize özel bazı süreçler özel listeler gerektirebilir. Örneğin İç tetkikçilerinin sayısı bir liste olacak kadar  fazla olan kuruluşlarda bu kişileri bir liste haline getirebilir.

Ör :  Dış Kaynaklı Döküman Listesi oluşturulurken; dökümanın adı, yayınlandığı tarih, yazarı veya yayınlayan kuruluş mutlaka yer almalıdır. Hatta bu dökümanların revizyonları kon trol sorumluluğu olacağı için revizyonlar da aynı listede gösterilerek iki iş bir formda yapılabilir. Cihaz Listesi oluşturulurken ise, Cihazın adı, üretcisi hangi firmadan satın alndığı, seri numarası, nhangi periyotta bakım yapılacağıu veya kalibrasyon yapılacağı bilgileri yer alabilir. Cihazı kullanma yetkisi olan kişileri de bu formda göstermeniz mümkündür.