ISO 9001 Kalite Yönetimi Belgesi almak günümüz teknolojisinde eskiye oranla daha kolay alınabiliyor. İlk önce belge almak isteyen firma bir temsilci belirler. Akabinde ise bir danışmana veya danışmanlık hizmeti veren şirketle anlaşma sağlanarak kalite ekibi kurulur.

Kurulan ekiple birlikte hazırlık sürecine adım atılır. Bu sürecin içeriği şöyledir;

  • Kalite – kontrol ekibi kurulur
  • Personel eğitimleri programlanır
  • Firmanın iç – dış süreci saptanır
  • Sürecin liderleri belirlenir
  • Liderlerin performans kriterleri tanımlanır ve bu performanslara ulaşmak, artırmak için çalışmalar gerçekleştirilir.

Hazırlık süreci kuruluşun büyüklüğüne göre değişkenlik gösterir. Hazırlık süreciyle birlikte yaklaşık olarak 3 aylık bir ön uygulama gerçekleştirilir. Bu uygulama eksiklerin görülmesini sağlar ve kuruluşun hazırlığına olumlu etkiler kazandırır. Tüm bu sürecin sonunda belgelendirme kuruluşuna resmen başvuru yapılır.

Başvuru yapan firma, mevcut formu doldurur. Bu form, firma hakkında (çalışan sayısı, prosesler vb) detaylı bir bilgi içerir. Form karşılığında kuruluş firmaya teklif gönderir. Teklif 3 yıllık bir sertifika sürecini kapsar. Firma teklif içeriğinde hangi şartların geçerli olduğunu ve ücretlendirme gibi detaylar yer alır.

Teklif sonucunda karşılıklı imza birliği sağlandığı taktirde ISO 9001 belgesi için resmi adımlar atılmış olur. Bu süreç ile birlikte denetim tarihi belirlenir ve akabinde “Denetim Ekibi” hazırlanır. Ekip için baş denetçi bulunur. Baş denetçi genellikle bir tane olurken bazı durumlarda birden fazla denetçi olur. Birden fazla denetçi olduğu zaman Baş Denetçi, diğer denetçilerin ekibi konumunda yer alır.

Baş denetçi firma yetkilileriyle görüşerek saptanan tarihte denetimin gerçekleşeceğini bildirerek “Denetim Planı” gönderir. Denetim Planı, hangi maddelerin hangi süreç liderleriyle görüşüleceği gibi detayları barındırır.

Denetim günü geldiğinde öncelikle bir açılış toplantısı yapılır. Bu toplantıda denetimin temel ilkeleri açıklanır. Denetimin ne kadar veya kaç gün süreceği değişkenlik gösterir. Kimi zaman bir gün sürerken kimi zaman birkaç gün sürebilmektedir.

Denetim sonunda kapanış toplantısı yapılır ve denetimdeki eksikler, analiz sonuçları, bulgular, uygunsuzluklar gibi olumlu ve olumsuz noktaların yer aldığı bir rapor hazırlanır. Raporda belirtilen eksik veya olumsuz hususlar giderildikten sonra firma ISO 9001 Belgesi almaya hak kazanır.

ISO Belgesi için Gerekli Evraklar Nelerdir?

  • Başvuru formu
  • İmza sirküleri fotokopisi
  • Vergi levhası fotokopisi
  • Oda kayıt belgesi
  • Ticaret sicili gazetesi fotokopisi
  • SGK bildirgesi

Yukarıdaki belgelere ek olarak; kuruluş faaliyetlerini göstermek için resmi bir kuruluştan yasal hüküm gereği izin veya yetki almak durumunda olabilir. Bu noktada izin veya yetki belgesi de başvuru belgeleri arasında yer almalıdır.